departamento de OYM

El organigrama de una organización, también llamado carta o gráfica de organización, consiste en una representación gráfica de las relaciones jerárquicas existentes entre los departamentos, unidades de negocio o personas que integran la organización. Toda empresa cuenta con un organigrama de fácil acceso para el personal, de tal manera de simplificar la visión total de las responsabilidades, facilitando la gestión interna y externa.

Un organigrama específicamente da cuenta de: la división de funciones; niveles jerárquicos; líneas de autoridad y responsabilidad; canales formales de comunicación; los jefes de cada grupo de empleados, y relaciones entre los puestos y departamentos de la empresa

Físicamente los organigramas representan impresos en papel o medios electrónicos (existen programas especializados o software dedicado a la confección de organigramas) a los puestos o departamentos de una empresa y la relación existente entre ellos. Cada puesto, departamento, persona u elemento en el organigrama es representados mediante un cuadrado o rectángulo en cuyo interior se rotula el elemento en cuestión. De éstos se desprenden diversas líneas que representan conexiones con otros puestos o departamentos de la empresa; esta conexión hace referencia a canales de autoridad y responsabilidad.

Por lo general los organigramas son muy sencillos y claros, en otras palabras, intentan tener pocos cuadros que señalen puestos y muy separados entre sí. Además se limitan a tener los nombres de las funciones y no de las personas que ocupan los cargos, en el caso contrario, que es muy poco común, se suele poner en mayúscula la función del puesto y en minúscula el nombre de quien lo ocupe.

Pese a la eficacia que pueda presentar un organigrama, también posee importantes desventajas. Por un lado se limita a mostrar tan sólo las relaciones formales existentes entre la autoridad sin mencionar el resto de las conexiones informales que hay. También omite cuánta autoridad posee cada uno de los puestos graficados.

Los organigramas pueden ser graficados de diversas formas. Existen de varios tipos; verticales, horizontales, circulares y escalares.

El organigrama vertical consiste en que cada cuadro que está bajo a otro es representado en un nivel inferior, cuya conexión se identifica con líneas que dicen relación con la responsabilidad y autoridad existente. En algunos organigramas de este tipo, se coloca al margen y a la altura de los cuadros correspondientes el nivel administrativo que se le adjudica a un puesto determinado, por ejemplo, alta administración, intermedia o inferior.

El organigrama horizontal es muy similar al vertical. La diferencia radica en que en este caso se comienza con el máximo nivel jerárquico de izquierda a derecha hasta finalizar con el nivel inferior.

El organigrama circular consiste en un cuadro central donde se inserta a la autoridad máxima. Alrededor de éste van círculos que constituyen distintos niveles de organización y donde van insertados distintos jefes a los que se les trazan líneas que representan las relaciones de responsabilidad y autoridad.

Los organigramas escalares están formados por los diversos niveles jerárquicos inscritos al margen izquierdo dejando espacios de sangría.

Las organizaciones modernas se caracterizan, entre otras cosas, por tener una estructura jerárquica más bien plana, motivo por el cual los organigramas en las empresas de gestión moderna son más "alargados" que altos, mientras que los organigramas de hace algunas décadas eran más bien "altos"; esto se traduce en más cargos o personas con un mismo nivel jerárquico, sin tantos niveles o diferencias radicales en importancia o responsabilidad,  característica de organizaciones abiertas y eficientes.

organigrama vertical




     organigrama horizontal

POR SU NATURALEZA: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas:

Micro administrativos: Corresponden a una sola organización, y pueden referirse a ella en forma global o mencionar alguna de las áreas que la conforman.

Macro administrativos: Involucran a más de una organización

Meso administrativos: Consideran una o más organizaciones de un mismo sector de actividad o ramo específico. Cabe señalar que el término meso administrativo corresponde a una convención utilizada normalmente en el sector público, aunque también puede utilizarse en el sector privado 

POR SU FINALIDAD: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

Informativo: Se denominan de este modo a los organigramas que se diseñan con el objetivo de ser puestos a disposición de todo público, es decir, como información accesible a personas no especializadas .Por ello, solo deben expresar las partes o unidades del modelo y sus relaciones de líneas y unidades asesoras, y ser graficados a nivel general cuando se trate de organizaciones de ciertas dimensiones . 

Analítico: Este tipo de organigrama tiene por finalidad el análisis de determinados aspectos del comportamiento organizacional, como también de cierto tipo de información que presentada en un organigrama permite la ventaja de la visión macro o global de la misma, tales son los casos de análisis de un presupuesto, de la distribución de la planta de personal, de determinadas partidas de gastos, de remuneraciones, de relaciones informales, etc. Sus destinatarios son personas especializadas en el conocimiento de estos instrumentos y sus aplicaciones .

Formal: Se define como tal cuando representa el modelo de funcionamiento planificado o formal de una organización, y cuenta con el instrumento escrito de su aprobación. Así por ejemplo, el organigrama de una Sociedad Anónima se considerará formal cuando el mismo haya sido aprobado por el Directorio de la S.A. .

Informal: Se considera como tal, cuando representando su modelo planificado no cuenta todavía con el instrumento escrito de su aprobación

POR SU ÁMBITO: Este grupo se divide en dos tipos de organigramas: 

Generales: Contienen información representativa de una organización hasta determinado nivel jerárquico, según su magnitud y características. En el sector público pueden abarcar hasta el nivel de dirección general o su equivalente, en tanto que en el sector privado suelen hacerlo hasta el nivel de departamento u oficina .
Ejemplo:

Específicos: Muestran en forma particular la estructura de un área de la organización .
Ejemplo:

POR SU CONTENIDO: Este grupo se divide en tres tipos de organigramas: 

Integrales: Son representaciones gráficas de todas las unidades administrativas de una organización y sus relaciones de jerarquía o dependencia. Conviene anotar que los organigramas generales e integrales son equivalentes .
Ejemplo:

Funcionales: Incluyen las principales funciones que tienen asignadas, además de las unidades y sus interrelaciones. Este tipo de organigrama es de gran utilidad para capacitar al personal y presentar a la organización en forma general.
Ejemplo:

De puestos, plazas y unidades: Indican las necesidades en cuanto a puestos y el número de plazas existentes o necesarias para cada unidad consignada. También se incluyen los nombres de las personas que ocupan las plazas.

POR SU PRESENTACIÓN O DISPOSICIÓN GRÁFICA: Este grupo se divide en cuatro tipos de organigramas:

Verticales: Presentan las unidades ramificadas de arriba abajo a partir del titular, en la parte superior, y desagregan los diferentes niveles jerárquicos en forma escalonada. Son los de uso más generalizado en la administración, por lo cual, los manuales de organización recomiendan su empleo .

Horizontales: Despliegan las unidades de izquierda a derecha y colocan al titular en el extremo izquierdo. Los niveles jerárquicos se ordenan en forma de columnas, en tanto que las relaciones entre las unidades se ordenan por líneas dispuestas horizontalmente .

Mixtos: Este tipo de organigrama utiliza combinaciones verticales y horizontales para ampliar las posibilidades de graficación. Se recomienda utilizarlos en el caso de organizaciones con un gran número de unidades en la base .

De Bloque: Son una variante de los verticales y tienen la particularidad de integrar un mayor número de unidades en espacios más reducidos. Por su cobertura, permiten que aparezcan unidades ubicadas en los últimos niveles jerárquicos .

Circulares: En este tipo de diseño gráfico, la unidad organizativa de mayor jerarquía se ubica en el centro de una serie de círculos concéntricos, cada uno de los cuales representa un nivel distinto de autoridad, que decrece desde el centro hacia los extremos, y el último círculo, ósea el más extenso, indica el menor nivel de jerarquía de autoridad.

Los manuales Administrativos son documentos escritos que concentran en forma sistemática una serie de elementos administrativos con el fín de informar y orientar la conducta de los integrantes de la empresa, unificando los criterios de desempeño y cursos de acción que deberán seguirse para cumplir con los objetivos trazados.

Incluyen las normas legales, reglamentarias y administrativas que se han ido estableciendo en el transcurso del tiempo y su relación con las funciones procedimientos y la forma en la que la empresa se encuentra organizada.

Los Manuales Administrativos representan una guia práctica que se utiliza como herramienta de soporte para la organización y comunicación, que contiene información ordenada y sistemática, en la cual se establecen claramente los objetivos, normas, políticas y procedimientos de la empresa, lo que hace que sean de mucha utilidad para lograr una eficiente administración.

Son considerados uno de los elementos más eficaces para la toma de decisiones en la administración, ya que facilitan el aprendizaje y proporcionan la orientación precisa que requiere la acción humana en cada una de las unidades administrativas que conforman a la empresa, fundamentalmente a nivel operativo o de ejecución, pues son una fuente de información que trata de orientar y mejorar los esfuerzos de sus integrantes para lograr la adecuada realización de las actividades que se le han encomendado.

Su elaboración depende de la información y las necesidades de cada empresa, para determinar con que tipos de manuales se debe contar, cuando se elaboran adecuadamente pueden llegar a abarcar todos y cada uno de los aspectos de cualquier área componente de la organización, su alcance se ve limitado unicamente por las exigencias de la administración.

Son documentos eminentemente dinámicos que deben estar sujetos a revisiones periódicas, para adaptarse y ajustarse a las necesidades cambiantes de toda empresa moderna, no deben ser inflexibles e inhibir la capacidad creativa de los integrantes de la organización, sino que deben reformarse constantemente conforme surjan nuevas ideas que ayuden a mejorar la eficiencia de la empresa.

Un manual sin revisión y análisis cuyo contenido permanezca estático se convierte en obsoleto, y lejos de ser una herramienta útil puede constituir una barrera que dificulte el desarrollo de la organización.

Los manuales tienden a uniformar los criterios y conocimiento dentro de las diferentes áreas de la organización, en concordancia con la misión, visión y objetivos de la dirección de la misma.

Tipos De Manuales Administrativos

MANUALES

Son documentos detallados que contienen de forma ordenada y sistemática, información acerca de la empresa. los manuales, de acuerdo a su contenido pueden ser :

A) De Políticas
B) Departamentales
C) De bienvenida
D) De organización
E) De procedimientos
F) De contenido múltiple
G) De técnicas
H) De puesto

Son de gran utilidad ya que:

    • Uniforman y controlan el cumplimiento de la funciones de la empresa
    • Delimitan actividades, responsabilidades y funciones
    • Aumentan la eficiencia de los empleados, ya que indican lo que se debe hacer y como se debe hacer.
    • Son una fuente de información, pues muestran la organización de la empresa
    • Ayudan a la coordinación y evitan la duplicidad y las fugas de responsabilidad
    • Son una base para el mejoramiento d sistemas
    • Reducen costos al incrementar la eficiencia

FORMATO E INDICE DE LOS MANUALES

El contenido puede dividirse de acuerdo con una clasificación primaria de temas :

    • Índice
    • Objetivos y antecedentes del manual
    • Cada sección   debe llevar la fecha en que se termine o corrija, se emita o quede vigente
    • Nombre de las personas que intervinieron en la elaboración del manual
    • Debe llevar instrucciones para hacerlo más comprensible
    • Redacción clara, concisa y ordenada
    • Complementarse con graficas

Manuales de política
Los manuales de política, también llamados de normas, son la piedra angular ya que estudian las reglas de la organización. En este tipo de manuales se exponen los 10 (ó 10,000) mandamientos de la compañía. Según Kellogg, los manuales muchas veces incluyen una declaración de objetivos de la empresa y otros “slogans” que expresan una política. Los manuales de políticas ahorran muchas consultas. Por supuesto, puede haber manuales de políticas comerciales, de producción, de finanzas, de personal, etc., o uno sobre políticas generales.

Ventajas y desventajas de los manuales

Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la
Importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna
Manera le restan importancia

Ventajas	Desventajas
Logra y mantiene un  sólido plan de organización	Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez
Sistematiza la iniciación, aprobación y aplicación de las modificaciones necesaria de las organizaciones	Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las operaciones
Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la organización	Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual y conservarlo al día
Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos	Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados

5 Ventajas y Desventajas de los manuales administrativos: 

Los manuales administrativos ofrecen una serie de posibilidades que nos reflejan la 
importancia de estos. Sin embargo, tienen ciertas limitaciones, lo cual de ninguna 
manera le restan importancia. 

 Ventajas: 

Un       manual            tiene,  entre    otras,   las        siguientes        ventajas: 

1. Logra y mantiene un sólido plan de organización. 
2. Asegura que todos los interesados tengan una adecuada comprensión del plan 
general y de sus propios papeles y relaciones pertinentes. 
3. Facilita el estudio de los problemas de organización. 
4. Sistematiza la iniciación, aprobación y publicación de las modificaciones necesarias 
en la organización. 
5. Sirve como una guía eficaz para la preparación, clasificación y compensación del 
personal clave. 
6. Determina la responsabilidad de cada puesto y su relación con los demás de la 
organización. 
7. Evita conflictos jurisdiccionales y la yuxtaposición de funciones. 
8. Pone en claro las fuentes de aprobación y el grado de autoridad de los diversos 
niveles. 
9. La información sobre funciones y puestos suele servir como base para la evaluación 
de puestos y como medio de comprobación del progreso de cada quien. 
10. Conserva un rico fondo de experiencia administrativa de los funcionarios más 
antiguos. 
11. Sirve como una guía en el adiestramiento de novatos. 
12. Es una fuente permanente de información sobre el trabajo a ejecutar. 
13. Ayudan a institucionalizar y hacer efectivo los objetivos, las políticas, los 
procedimientos, las funciones, las normas, etc. 
14. Evitan discusiones y mal entendidos, de las operaciones. 
15. Aseguran continuidad y coherencia en los procedimientos y normas a través del 
tiempo. 
16. Son instrumentos útiles en la capacitación del personal. 
17. Incrementan la coordinación en la realización del trabajo. 
18. Posibilitan una delegación efectiva, ya que al existir instrucciones escritas, el 
seguimiento del supervisor se puede circunscribir al control por excepción. 

 Desventajas: 

Entre los inconvenientes que presentar los manuales se encuentran los siguientes: 

1. Muchas compañías consideran que son demasiado pequeñas para necesitar 
un manual que describa asuntos que son conocidos por todos sus integrantes. 
2. Algunas consideran que es demasiado caro, limitativo y laborioso preparar un manual 
y          conservarlo     al         día. 
3. Existe el temor de que pueda conducir a una estricta reglamentación y rigidez. 
4. Su deficiente elaboración provoca serios inconvenientes en el desarrollo de las 
operaciones. 
5. El costo de producción y actualización puede ser alto. 
6. Si no se actualiza periódicamente, pierde efectividad. 
7. Incluye solo aspectos formales de la organización, dejando de lado los informales, 
cuya vigencia e importancia es notorio para la misma. 
8. Muy sintética carece de utilidad: muy detallada los convierte en complicados.